Zabudnite na prehrabávanie sa v životopisoch – riešenie iCV

Mnohí z vás ste už určite riešili nábor nových zamestnancov a v rámci neho sa stretávali s tým, že už len samotný proces výberu Curriculum Vitae a jeho porovnanie s vašimi očakávaniami je náročný. V nasledujúcom blogu by sme vám radi priblížili, ako sme sa na tento nie príliš efektívny ale nutný proces pozreli v našej spoločnosti.

Uviaznutý v sieti životopisov

Vzhľadom k rastovému potenciálu našej firmy sme potrebovali posilniť náš interný tím. Prvá voľba padla hneď na webový portál. Po chvíli preklikávania som sa rýchlo zorientoval a mal som vytvorený podľa mňa vhodný filter dostupných životopisov. Paráda. Rovno som sa pustil do ich prehľadávania. Keď som bol na čísle tridsaťpäť moje prvotné nadšenia začalo radikálne upadávať. Takmer žiadny životopis nezodpovedal našim požiadavkám. Podmienky, ktoré sme očakávali jednoducho boli rozdielne a v rámci možností filtra som už nedokázal nič iné vymyslieť. A to som mal pred sebou ešte aspoň stovku životopisov.

Skúsim to teda z iného konca. Obetujem radšej čas (a aj nejaké zdroje) na vytvorenie inzerátu a budem intenzívne čakať na ponuky, ktoré sa na môj mail dostavia. Už pri samotnom vytváraní som v rámci formuláru rozmýšľal, ako čo najviac zaujať, aké formulácie použiť, ako byť originálny a čím sa odlíšiť od tisícky ďalších inzerátov tak, aby som možného kandidáta zaujal. Svojimi odpoveďami som vyplnil všetky potrebné polia (samozrejme čo najoriginálnejšie), vyplnil som charakteristiky, očakávania a môj inzerát bol hotový. Dám to tam na dva týždne, nech zozbieram čo najviac odpovedí od potenciálnych záujemcov a je z čoho vyberať. Inzerát ešte previažem cez sociálne siete a už len chvíľu čakať.

Prehrabávanie sa v životopisoch pokračuje

Do jeden a pol hodiny som mal na maily prvý životopis, a ich počet v mojej mailovej schránke začal narastať. Bol som spokojný. Životopisy pribúdali. Priznám sa, že som ich prestal čítať priebežne a vyčlenil som si každý druhý deň vždy ráno na sumarizáciu, výber a oslovovanie kandidátov, ktorých životopisy ma zaujali. Celkovo ich prišlo viac ako sedemdesiat a mnohé z nich, rovnako ako v prvom prípade nezodpovedali očakávaniam (nebudem tu rozvíjať myšlienky, akú motiváciu majú uchádzači posielať svoje životopisy na inzerát, v rámci ktorého nespĺňajú ani elementárne očakávania potenciálneho zamestnávateľa – toto by bolo na samostatný blog). Po dvoch týždňoch v piatok ráno som si pripravil liter čaju s cieľom zosumarizovať aktuálny výber. Dalo mi to zabrať, ale na pondelok som mal pripravený sumár mojich odporúčaní na pohovor. Pri pondelňajšej diskusii so šéfom sme sa ku životopisom finálne pozvaných uchádzačov dostlali ešte raz. Nebudem opisovať ďalšiu časť procesu, dôležité je, že sme uchádzača našli a vzájomne sa na spolupráci dohodli. Nerobíme výbery do našej spoločnosti často, napadla ma však aj myšlienka ako by to vyzeralo, keby sme v tomto prípade neboli úspešní a celý proces by sme museli absolvovať ešte raz.

Výber prostredníctvom životopisov – „bŕŕŕŕŕŕ“

S profesijnou deformáciou vždy niečo optimalizovať nás napadla myšlienka ako si do budúcna prípadný výberový proces vylepšiť. Čo tak vymyslieť zmenu v rámci zaužívaného prístupu? S kolegom sme už nejaký čas rozvíjali myšlienku elektronických formulárov s databázovým zberom údajov a interpretáciou týchto údajov s využitím nástrojov business intelligence (BI). Prečo tento princíp nevyužiť aj pri zdokonalení procesu výberu potenciálnych uchádzačov pracujúcom na platforme iForms. Po chvíli som mal vytvorený formulár v štruktúre profesijného životopisu. Kľúčový rozdiel oproti údajom, ktoré som dostal z webového portálu bol v tom, že údaje boli hneď štruktúrované v databáze. Dalo sa s nimi pracovať ako s databázou, zoraďovať ich podľa rôznych priorít, robiť výbery, filtrovať atď. S kolegom sme sa pustili do záťažového testu aby sme zistili ako náš elektronický formulár funguje. Preklopili sme do neho všetky získané životopisy a simulovali sme zadávanie dát jednotlivými uchádzačmi. Formulár fungoval skvele. Umožňoval pri vybraných otázkach vkladať napr. fotku uchádzača, „skeny“ získaných certifikátov a osvedčení, vlastné súbory v rôznych formátoch. Získali sme celkom zaujímavú databázu údajov. Vypĺňanie sa nám však zdalo príliš zdĺhavé. Z pohľadu údajov, ktoré sme chceli triediť, filtrovať, vyhodnocovať, bolo tých informácií priveľa. Tak sme sa rozhodli formulár zjednodušiť, aby bolo vypĺňanie rýchlejšie. My sme si určili, ktoré údaje sú pre nás kľúčové a potrebujeme ich mať v správnej forme v štruktúrovanej databáze. Aby sme však neprišli o celkový prehľad o uchádzačovi, na konci formulára sme doplnili možnosť vloženia prílohy – súboru s profesijným životopisom, certifikátmi, osvedčeniami, atď.

Nová éra elektronických životopisov – iCV

Výsledok bol pozoruhodný. Po finálnej analýze som skonštatoval, že táto databáza obsahovala ďaleko kvalitnejšie a komplexnejšie informácie ako údaje, ktoré som si bol schopný vyfiltrovať z webového portálu. Zároveň boli dáta kompletné (všetky relevantné údaje som podmienil vyplnením povinného poľa). Mohol som tak hneď začať triediť, filtrovať a zoraďovať.

Čo nám toto riešenie prinesie:

Zvýšenie celkovej efektivity v rámci procesu výberu, vysokú úsporu času na strane toho, kto za proces výberu v spoločnosti zodpovedá.
Možnosť prepojiť iCV priamo na webovú stránku spoločnosti, alebo v rámci inzerátu podmieniť zaradenie uchádzača do databázy iba na základe vyplnenia iCV.
Flexibilita možných voliteľných polí má za následok rýchlu modifikáciu a presné zacielenie na konkrétnu oblasť na ktorú sa chcem v rámci výberu sústrediť.
Rýchlu možnosť filtrovania, triedenia, zoraďovania a výberu potenciálnych uchádzačov.
Bremeno „záťaže“ prenesie na samotného uchádzača, ak máš záujem o prácu je potrebné vyplniť tento formulár a pripojiť napr. svoj CV. Vyhneme sa tak o.i. aj tomu, aby chcel byť cap záhradníkom (nič proti capom, ktorí si posielajú svoje životopisy na záhradnícke pozície).

Pár myšlienok na záver. Opäť sa mi potvrdilo, že keď sa rieši tá istá úloha, nemusí to znamenať, že je to vždy to isté. Správnym prístupom je možné investovať do úlohy ďaleko menej práce, získať časový priestor na realizáciu iných úloh, zvýšiť percento vhodných uchádzačov o zamestnanie a pracovať efektívnejšie. Veď v práci je treba robiť, nie sa narobiť.